شیوه نگارش مطالب علمی - بخش دوم - نامه اداری

اجزای نامه:
1- نام شخص یا سمت شخصی که به آن نامه را می نویسیم. با نوشتن نام، احترامی به شخص می گذاریم ولی ممکن است در حین نامه شخص عوض شود (نام/سمت/مکان)
2- نامه حتما تاریخ دارد.
3- توجه به اینکه نامه را برای چه کسی می نویسیم. آن شخص راجع به موضوع نامه چقدر اطلاعات دارد. برخی اوقات طرف راجع به موضوع اطلاع کافی دارد یا ممکن است نداشته باشد پس باید مقدمه نامه را که برای آشنایی طرف است را بر طبق اطلاعات طرف بنویسیم و حد پایین و بالای آن یک خط یا یک پاراگراف است.
4- مشکل را ذکر کنیم.
5- انتظاری که از آن شخص داریم ذکر می کنیم. اگر توانستیم، راه حلی هم ارایه می دهیم.
6- اگر اسم را زیر آن بنویسیم و امضا کنیم، آنگاه یک نامه می شود.

نکات مهم:
- اگر نامه را در کاغذ بزرگ می نویسیم، به این دلیل است که امکان حاشیه نویسی و ارجاع داشته باشد.
- نامه را بهتر است تایپ کنیم یا با خط خوانا بنویسیم.
- افرادی که سرشان شلوغ است، اصولا نامه را کنار سطل آشغال مطالعه کی کنند!!! نامه باید کوتاه و در حد یک صفحه باشد.
- سلسله مراتب باید رعایت شود، مثلا اگر مشکل مالی داریم، اولین نفر باید مدیریت مالی مکان مورد نظر باشد. عدم رعایت سلسله مراتب باعث توهین به پایینی ها می شود.
- زمانی که ندانیم با چه کسی باید مکاتبه کنیم، نامه با یک عنوان کلی نوشته می شود و در اداره مورد نظر، یک سیستم تفکیک نامه وجود دارد که باعث ارسال نامه به مکان مورد نظر می شود.
- در اصول مکاتبات اینترنتی (1) از رنگ های ملایم (مثل آبی) استفاده می شود (2) تایپ همه نامه با فونت بزرگ یک نوع توهین محسوب می شود (3) تعداد زیادی ایمیل برای یک مکان کار درستی نیست.